المفكرة تساعد الموظف في تنظيم وقته

إذا ما انتاب الموظف شعور مستمر بالضغط العصبي في عمله نتيجة ما يواجهه من ضيق في الوقت لإتمام مهامه الوظيفية، ينبغي عليه حينئذٍ التدقيق في هذه المهام وكذلك في المدة الزمنية اللازمة لإنجاز كل خطواتها.وكي يتسنى للموظف تحقيق ذلك، أشار خبير التوظيف فالتر تسيمرمان من مدينة كالتنباخ الألمانية إلى إمكانية استخدام مفكرة يومية طوال أسبوع كامل، كوسيلة مساعدة للموظف في الحصول على نظرة شاملة للخطوات التي يتبعها في إتمام مهامه الوظيفية.وأوضح تسيمرمان كيفية استخدام هذه المفكرة، بقوله :”يُفضل أن يقوم الموظف بتسجيل كل الخطوات التي يتبعها في تأدية مهامه الوظيفية بالتفصيل خلال ساعات العمل طوال أسبوع كامل”. وبهذه الطريقة سيتسنى للموظف فحص هذه الخطوات على نحو دقيق.وبعد ذلك ينصح الخبير الألماني الموظف بضرورة تحديد الخطوات، التي يُمكنه الاستغناء عنها مستقبلاً، مؤكداً على ذلك بقوله :”يجب على الموظف حينئذٍ تحديد أولوياته عند تنظيم وقت العمل”. ومن هذا المنطلق ينبغي على الموظف الاستغناء عن كل الخطوات، التي لا تُعينه على تأدية عمله وتوفر له وقتاً.وجديرٌ بالذكر أنه يُمكن للموظفين توفير الكثير من وقتهم أيضاً أثناء العمل، إذا ما بدأوا بإتمام المهام الوظيفية الصعبة في الصباح. وفي هذا السياق يقول تسيمرمان :”الإحساس الداخلي بالخوف من المهام الصعبة يدفع الموظف إلى البدء بإنجاز المهام السهلة أولاً في الصباح”.ويترتب على ذلك أن الكثير من الموظفين يستغرقون مدة زمنية طويلة في تلك المهام البسيطة، فقط من أجل الهروب من تأدية المهام الصعبة. بينما يُمكن للموظف، الذي يبدأ بإنجاز المهام الصعبة، توفير الكثير من الوقت؛ لأنه غالباً ما يُمكنه إتمام المهام البسيطة في فترة زمنية قصيرة في نهاية اليوم، حتى بعد إرجاؤه لها.وأكدّ الخبير الألماني على أنه لا يجوز أن تبتلع المهام الجانبية السهلة معظم وقت الموظف، فلا يتبقى له سوى وقت ضئيل لإنجاز المهام الأساسية الصعبة.أما إذا لم يتسنى للموظف بعد كل ذلك تنظيم وقته في العمل وكان لا يزال واقعاً تحت وطأة ضيق الوقت، ينصحه تسيمرمان حينئذٍ بضرورة مناقشة هذا الأمر مع مديره؛ فربما يكون الموظف مثقلاً بالفعل ببعض المهام الوظيفية، التي تتطلب وقتاً طويلاً لإتمامها، وحينئذٍ يقوم المدير بإسنادها إلى موظفين آخرين.